BIM para Project Managers, lo Básico

La adopción de BIM sigue avanzando en la industria y, en el caso de México, se encuentra muy del lado del desarrollo de proyectos.

A pesar de que llevamos varios años trabajando con algunos entes buscando que las constructoras lo adopten, sigue siendo notorio que la mayoría lo usan en la fase de proyecto y pocos lo aplican en la parte de construcción. Esto debido a varios factores entre los cuales podemos mencionar que el nivel de Madurez BIM de las empresas constructoras es  bajo. Pocas empresas, muy pocas de hecho, lo consideran como parte de sus procesos y, en muchas ocasiones, lo usan más por requerimiento que por cultura, lo que hace que se pierdan beneficios en la construcción.

La figura del Project Manager tampoco es muy común en la construcción, salvo en proyectos en lo que se cuente con una empresa que de servicio de supervisión desde la fase de proyecto y se extienda hasta la construcción, sin embargo este personaje se ha estado considerando con más frecuencia en algunos proyectos, sobre todo aquellos que representan una inversión grande por parte de los clientes, o en proyectos gubernamentales.

Antes de entrar en materia, haremos énfasis en algunos conceptos de Project Management.

Definición de Proyecto, Project Management y Project Manager.

En el tema de Project Manament existen varios entes que se destacan en este rubro, sobresaliendo el Project Management Insitute (PMI) e International Project Management Association (IPMA). 

Proyecto

De acuerdo al Project Management Body of Knowleadge (PMBOK) del PMI, un Proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”

Al referirse a un proyecto como “temporal”, se refiere básicamente a que tiene un inicio y un fin determinados, no a que su duración sea necesariamente corta. Generalmente dentro de los proyectos se definen términos como alcances, costos y tiempo; desde el punto de vista de la construcción podemos traducir los dos últimos como el Presupuesto y el Programa de Ejecución.

De acuerdo con el PMI, un proyecto tiene 5 fases en su ciclo de vida:

• Inicio
• Planeación
• Ejecución
• Monitoreo y Control 
• Cierre

Todo proyecto conforme avanza pasa de una fase a otra. Como pueden ver, es una visión diferente del ciclo de vida de un proyecto a la que usamos en la industria AECO.

Project Management

Hablando de Project Management, o Dirección de Proyectos,  lo podemos definir de manera general como “La aplicación de métodos, herramientas, técnicas y competencias a un proyecto. La gestión de proyectos incluye la integración de las diversas fases del ciclo de vida del proyecto.” La norma británica BS 6079, lo define como: “la planeación, el monitoreo y el control de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos los que participan en él para alcanzar los objetivos del proyecto a tiempo y con el costo, la calidad y el rendimiento especificados”. 

Project Manager

En cuanto al Director de Proyectos o Project Manager (PM), el PMI lo define como “la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto”, mientras que la Norma Británica BS 6079 lo define como  “una persona responsable de la gestión cotidiana de un proyecto, centrándose en la obtención de resultados, que permitan obtener los resultados y beneficios requeridos".

Con esta idea, la intención es comentar muy brevemente lo que BIM puede hacer por el PM y lo cómo BIM influencia la labor del gerente de proyectos. En cuento a la aplicación de BIM en un proyecto por parte del PM, eso requiere otro artículo.

El Papel del Project Manager y su Relación con BIM

Básicamente, el rol del PM es asegurar el éxito de un proyecto, lo cual requiere de la integración de grupos de expertos que colaborarán en el desarrollo del proyecto a lo largo de las fases de su ciclo de vida. En el caso de un proyecto AECO desarrollado en BIM, esto implica coordinar a este grupo de expertos para aprovechar e integrar el conocimiento y experiencia de cada uno con el fin de lograr un proyecto que se desarrolle y construya cumpliendo los objetivos de tiempo, costo, calidad, sustentabilidad y, en su caso, de operación y mantenimiento. 

Quizá uno de los aspectos más importantes de las funciones y responsabilidades del PM, desde el punto de vista de BIM, es el de gestionar la integración y el flujo de información  del proyecto. Esto tiene un impacto significativo en el éxito del proyecto y en la eficacia de la aplicación de la BIM. Debido a esto, el asegurar que el PM comprenda las aplicaciones y ventajas de BIM puede hacer que tengan un papel importante en la implementación de BIM en los proyectos y será importante para impulsar en última instancia la adopción de BIM y su uso eficiente y exitoso.

Un punto importante en relación con el PM: Dirige y lidera a los participantes al nivel general del proyecto, ya sea que se use o no BIM durante su desarrollo. Es importante comprender que en un proyecto en el que se utiliza BIM, la participación del gerente de proyecto tendrá que diferenciarse de su función pura de gestión de proyectos, que puede o no verse afectada por la utilización de BIM en un proyecto, para involucrarse en aquellos aspectos del proyecto en los que BIM afecta o influencia en sus actividades. Independientemente de la utilización de BIM en un proyecto, las funciones y responsabilidades del director de proyecto agruparse en las dos categorías siguientes:

• Funciones y responsabilidades específicas del proyecto
• Funciones y responsabilidades estratégicas o de asesoramiento

El PM debe participar activamente en la coordinación de las decisiones iniciales relativas al uso de BIM en el proyecto. La decisión de utilizar BIM implicará comprender claramente los usos, ventajas y retos de la aplicación de BIM en el proyecto. En el caso de los proyectos en que se aplique BIM, las funciones y responsabilidades del gerente de proyecto se verán afectadas por una amplia gama de factores sobre la utilización de BIM. Este impacto puede definirse en términos generales como:

• Roles y responsabilidades que resultan del uso de BIM (impulsadas por BIM)
• Roles y responsabilidades que impulsan el desarrollo de BIM (resultan en uso de BIM)
• Roles y responsabilidades que resultan del uso de BIM y que impulsan el uso de BIM

Esto puede ejemplificarse en la siguiente figura:

Relación de BIM con funciones y responsabilidades del PM, fuente RICS

Así, podemos decir que BIM influye en las actividades del PM y las actividades del PM pueden influir en el uso de BIM en un proyecto.

Hablando sobre las actividades del PM y su relación con el uso de BIM, ya sea impulsando su uso o resultando del uso de BIM, el  Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) las relaciona de la siguiente manera:

Clasificación basada en BIM de Actividades/Funciones de un PM, Fuente RICS

Así, revisando las actividades del PM, vemos que todas las listadas pueden impulsar el uso de BIM en un proyecto, podemos ver que desde  la identificación de las necesidades del cliente, puede impulsar el uso de BIM en un proyecto, pues usualmente los aspectos de costos son una de las principales preocupaciones del cliente. El control de costos puede tener varias implicaciones, desde el punto de vista de BIM, pues es más efectivo el control de las cantidades y los costos resultados del proyecto cuando se utilizan modelos BIM, lo que influye en la selección de los equipos de proyecto y, por lo tanto afectar en las contrataciones, ya que si se decide por la aplicación de BIM en el proyecto, las empresas seleccionadas para participar en el proyecto deberán tener experiencia en la aplicación de BIM.

Existen otros temas que influyen en el trabajo del PM y que al mismo tiempo pueden influir en la solicitud de BIM en el Proyecto, como la elaboración de los programas de ejecución tanto del proyecto como de la construcción, los procesos y protocolos de comunicación,  la gestión de las fases del proyecto y el monitoreo, control y emisión de reportes sobre el progreso del proyecto.

Implicación de BIM para los PMs

Como comentamos al inicio, los temas relacionados con el Project Management los abordan institutos y asociaciones como el PMI e IPMA, y cada una genera una norma para su aplicación. En el caso del PMI cuenta con un documento específico para la industria de la construcción, “Construction Extension to the PMBOK Guide” que adapta ciertos aspectos del cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos a las prácticas del sector de la construcción.

A medida que la aplicación de la BIM se hace más generalizada en los proyectos de diseño y construcción, es necesario mejorar la base de conocimientos estándar de la gestión de proyectos para incorporar principios de alto nivel. En el cuadro siguiente se resumen las implicaciones de la adopción de BIM en las áreas de conocimiento de gestión de proyectos, tal como se definen en la Guía del PMBOK:

Influencia de BIM en las áreas de conocimiento de Project Management, Fuente RICS

En general, todas las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos pueden tener influencia de BIM momento de aplicarlo.

Relación entre el PM y el BIM Manager

Es innegable que el PM debe manejar los proyectos que usan BIM desde una perspectiva diferente, iniciando por la determinación que quién será el BIM Manager y definiendo claramente el papel este jugará  en el proyecto y/o quién será el ente encargado de la gestión de BIM durante el ciclo de vida del proyecto. Esto puede hacerse de diferentes maneras, sin embargo, desde nuestra perspectiva y experiencia, debe de contarse con alguien a cargo de manera específica del rol de BIM Manager.

Existen casos en los que un miembro del equipo del consultor principal del equipo de diseño, muchas veces el arquitecto a cargo de coordinar la ejecución del proyecto, sea el encargado de hacer esta tarea, existente unos pocos casos en los que el equipo del PM contrata a una persona que llevará a cabo la tarea del BIM Manager, pero estos casos son los menos. Es una tendencia que las empresas designen a un BIM Manager interno, independientemente de que en el proyecto que participan exista uno; esto le permite a los equipos controlar su información de proyecto y facilitar los procesos de comunicación en el proyecto.

Una vez definido el rol de BIM Manager, este debe convertirse en un asesor permanente del PM en el proyecto para ayudarle a identificar los beneficios y riesgos de la aplicación de BIM en lsa diferentes fases del proyecto, al tiempo de llevar a cabo las tareas que corresponden a su rol como encargado de los temas técnico y de desarrollo durante la aplicación de BIM en el proyecto, como extracción y adición de información, la coordinación de los modelos, la planeación de la interoperabilidad, aplicación de estándares, flujo y control de la información, etc.

Si cambiamos la perspectiva y visualizamos la relación entre el PM y el BM a nivel de la implementación de BIM en una empresa, las políticas, procesos, estándares y objetivos a nivel de la compañía pueden ser establecidos por el Project Manager y el BIM Manager junto con un presupuesto que identifique los objetivos a lograr y los aspectos necesarios a desarrollar en la empresa, de tal forma que facilite la implementación exitosa de BIM. El PM puede desarrollar un marco de implementación de BIM a nivel de organización para ayudar a las empresas en su proceso de implementación, dejando la parte técnica al BIM Manager, o en su caso a la persona designada para el control y seguimiento de la implementación.

El Futuro de BIM y Project Management

Actualmente, los PMs desempeñan un papel limitado en la aplicación y utilización de la BIM en el proceso de ejecución de proyectos. Esto puede deberse a la excesiva importancia que se da actualmente al uso de BIM como instrumento de diseño y a la función pasiva que desempeña la mayoría de los PM en lo que respecta a  BIM. La situación seguramente cambiará a medida que se generalice el uso del BIM.

Cabe decir que cursé un diplomado de Project Management, lo que sin duda genera una influencia tanto en los procesos de Implementación de BIM en empresas como en la aplicación más allá de la fase de diseño cuando colaboramos en proyectos. Dado que la aplicación de BIM es un tema que debe de considerarse en el desarrollo del proyecto en general, hemos generado una asociación con una empresa que cuenta con recursos calificados para el desarrollo de Project Manager, Ticher Institute,  para apoyar a nuestros clientes en la implementación y adopción de BIM tanto a nivel de empresas como a nivel de proyectos.

El RICS considera que habrá tres puntos que generarán un fuerte influencia en los PMs en el futuro:

• Los PMs  deben desempeñar un papel más proactivo en la aplicación del BIM tanto a nivel de proyecto como a nivel organizacional. Esto impulsará la implementación de BIM y ayudará a alcanzar los objetivos tanto a nivel de proyecto como de la organización establecidos para la implementación de BIM, especialmente en los procesos que siguen las etapas de diseño detallado e ingeniería.
• Los PMs necesitan entender el panorama general de los cambios provocados por el uso de BIM que están ocurriendo en el sector de la construcción. Esto ayudará a las personas y organizaciones a comprender mejor las tecnologías y paradigmas emergentes que se vislumbran en el horizonte y que tienen el potencial de modificar el estado actual del sector.
• Los PMs necesitan comprender las nuevas habilidades y competencias que pueden ser necesarias para cumplir sus funciones a medida que el uso de BIM se hace más generalizado en la industria. Esto tendrá un impacto directo en las necesidades educativas y de capacitación de la industria.

Conclusión

Los PMS deben de conocer los alcances generales e implicaciones de utilizar BIM en los proyectos, lo que les permitirá comprender los riesgos potenciales y beneficios en cada una de las fases de proyecto, no es necesario que se vuelvan expertos en BIM, mucho menos en modelado, ya que debe de integrar dentro de los miembros del proyecto a un BIM Manager, que se hará cargo de estos aspectos.

Al entender de que forma puede utilizar BIM dentro de los alcances y responsabilidades de su rol, puede integrar los requerimientos de BIM en el desarrollo y control del proyecto, apoyándose en la información que proporciona BIM para temas de control de calidad, uso de información, la integración de los equipos de trabajo y el monitoreo y control general del proyecto.

Esto significa esencialmente que los directores de proyectos pueden conseguir una mayor eficiencia operacional en el proyecto y obtener mayores beneficios de la aplicación de la BIM, con lo que pueden orientar a las empresas a un nivel estratégico en los temas relacionados con los cambios organizacionales requeridos por el uso de BIM.

Saludos y no olviden consultar los demás artículos de este blog sobre BIM y visitar nuestra página de A4BIM en Facebook para ver otras publicaciones sobre actividades  y videos de la industria relacionados con BIM.