La importancia del Control de Información y Archivos en BIM

Hola todos,

Con la adopción de BIM en marcha en muchas oficinas y con gobiernos volteando a ver a BIM como una herramienta que les ayude a reducir muchos de los problemas que se tienen en la obras, es cada vez más evidente que se requiere controlar de una manera mucho más eficiente los archivos y los documentos que se comparten en un proyecto. El contar con los modelos actualizados y los documentos que de ellos se obtienen, completamente sincronizados es importantes, sin embargo, también lo es el facilitar el acceso a todos, lo que hace que el control se vuelva muy importante. 

Comunicación de cambios o el elevado costo de la ignorancia

Imaginemos el siguiente escenario. 

El cliente le solicita al arquitecto hacer un cambio en un espacio que se encuentra en proceso de construcción. El cambio constituye en colocar un ventanal de piso a plafón en una oficina que originalmente está cerrada por muros de Tablaroca u hojas de yeso.

El arquitecto emite la orden de cambio y ya en la oficina, con el cambio finalizado, sube el modelo y los planos relacionados con el cambio a un sitio FTP o a un sitio de Dropbox que usa para coordinar los modelos y documentos de construcción.

A la mañana siguiente, el contratista, ignorando el cambio solicitado y aprobado, instala las canaletas metálicas e inicia la colocación de las hojas de Tablaroca en la ubicación indicada originalmente y que se muestran en el plano que él tiene para su trabajo. 

Más tarde el supervisor arquitectónico se da cuenta que el muro construido debe ser demolido, incluyendo tuberías para la instalación eléctrica que ya se habían colocado en su interior.

En este caso, el no tener la información actualizada y comunicada adecuadamente genera costos adicionales, debido a un cambio de ultimo minuto que no fue comunicado a todos los involucrados en el momento adecuado. Casos como este suceden con mucha frecuencia en la industria, provocando aumento en los costos de construcción, trabajo duplicado y riesgo de problemas legales. Este tipo de problemas generalmente se presentan cuando el intercambio de información o de archivos es deficiente.

A pesar de utilizar el correo electrónico y un sitio de intercambio de archivos en línea para que todos tengan la información actualizada el problema se centra en tener la certeza de que todos aquellos que necesiten la información sean notificados de manera efectiva. Otro aspecto que puede impactar en el uso de los documentos actualizados es el proceso de revisión y aprobación; si un plano se encuentra en proceso de aprobación ¿Cómo saber que se tienen los documentos más recientes o las versiones actualizadas?

 

Un posible Flujo de Trabajo para comunicar cambios

El riesgo de la falta de control en los archivos

Otro aspecto que afecta los proyectos es el uso indiscriminado de herramientas para compartir archivos.

El uso de herramientas como One Drive, DropBox, Google Drive y otras, en las cuales no se intercomunican, homologan ni se dan de alta usuarios sin controlar sus accesos, crean huecos entre todos los involucrados en el proyecto. Hemos visto que ahora se tienen silos de información en línea, donde cada equipo de trabajo “se coordina”, pero deja huecos cuando es necesario documentar de manera integrada el proyecto. Esto, además, ha complicado el proceso pues hace que el número de archivos, a medida que un proyecto avanza, crezca demasiado y se pierda el control fácilmente.

Algunas herramientas gratuitas para almacenar archivos en la nube

Eliminar estos huecos en la información del proyecto se vuelve crítico.

Independientemente del tamaño de un proyecto, los involucrados pueden reducir el riesgo de que se produzcan sobrecostos, retrabajos, errores y pérdida de utilidades cuando toda la documentación del proyecto -incluidas todas las revisiones que se realizan a lo largo del proyecto- está disponible en una única fuente de información, accesible y controlada. 

Con todos los participantes del proyecto trabajando en equipo a partir de la información correcta, se logra una mejor visibilidad, responsabilidad y resultados.

Para disfrutar de esos beneficios, se debe aplicar un proceso claro de intercambio de archivos y utilizar una herramienta especializada.

A este sitio de control de información del proyecto se le llama Common Data Environment (CDE), o Ambiente Común de Datos, y es uno de los puntos base de BIM.

Establecer un proceso claro para compartir archivos

El éxito en el control de la información inicia con un proceso claro en el control de documentos. El primer paso debe ser el designar a una persona a cargo de mantener los documentos y modelos actualizados.

Esta persona debe ser organizada, confiable, sentirse a gusto con el uso de la tecnología y, sobre todo, debe asumir la propiedad y el control del proceso.
 

Es necesario generar y documentar un proceso para actualizar y compartir archivos en el proyecto

Esta persona puede ser el BIM Manager o alguien en específico de su equipo de trabajo. A esta persona la llamaremos Information Manager, para efectos de este artículo.

Establecer guías de trabajo

Es necesario contar con una matriz de contactos sonde se listen las personas de cada equipo de trabajo que estarán a cargo de proporcionar actualizaciones y aprobaciones de modelos, planos y otros documentos. Estas personas deberán tener determinados permisos en ciertas carpetas o subcarpetas del repositorio de documentos  para acceder y distribuir archivos. Esto, de hecho, es un punto específico en prácticamente todas las plantillas de Plan de Ejecución BIM.

Las reglas de trabajo deben de ser claras con los miembros de la lista y ellos deben de estar enterados de que todos los documentos críticos del proyecto deben de pasar por la persona a cargo de actualizarlos en el sitio de intercambio de archivos del proyecto y que este, y sólo este, se considerará la fuente de información aprobada para ejecución y consulta a todo lo largo del proyecto.
 

Esquema posible de organización de modelos en el proyecto

Es común que cada equipo de trabajo cuente con su propio CDE, por lo que el administrador propio de cada equipo de trabajo debe ser responsable de revisar y actualizar todos los días la información en su propio repositorio interno, así como de comunicar al Information Manager de cambios que fueran relevantes para el proyecto y que se hayan aprobado formalmente.

Uso de estándares de nomenclatura

Es necesario controlar la documentación y la historia de revisiones en el proyecto para facilitar la identificación adecuada de los modelos, planos, documentos y sus revisiones. El problema que tenemos en México, es que no se usa un estándar claro e identificable. Una recomendación es utilizar el National CAD Standar o en Nationa BIM Standard de los Estados Unidos como un punto base y así empezar a familiarizarse con los estándares que existen en la industria. 

Esto permitirá identificar los archivos de modelos y  los planos de manera rápida y clara.
Por ejemplo, para los modelos se puede utilizar la siguiente convención, compuesta por un mínimo de tres campos:

Proyecto – Disciplina –Número de Edificio.abc

Donde los campos  se conformarían como sigue:

• Proyecto. Número de contrato o Nombre de proyecto. De tres a Cuatro dígitos. 
• Disciplina . Desciplina que contiene el modelo, de tres a cuatro dígitos
• Numero de Edificio. Si el proyecto se conforma de varios edificios la norma es separarlos y numerarlos. De dos a tres dígitos

Esto daría como resultado un nombre de archivo como PR01-ARQ-00.rvt
Es posible añadir campos adicionales, como zona o niveles, si el edificio se divide en niveles.

En el caso de los planos la estructura de nomenclatura puede ser con los siguientes Campos

Disciplina-Tipo de Plano-Numero de Plano

Donde los campos serían:

• Disciplina: uno o dos Letras
• Tipo de Plano: Un digito numeral
• 1 Plantas
• 2 Alzados
• 3 Cortes
• Número de Plano: Dos dígitos numerales.

Así para el primer plano arquitectónico del proyecto, siendo una planta, la nomenclatura sería A101, el primer plano de alzados sería A201, mientras que el primero de cortes seria A301. 

Se recomienda no usar guiones en la nomenclatura de los planos.

Es posible añadir un campo más para la revisión, donde se usaría la letra R seguida del número de revisión, por ejemplo, A101-R1 sería la primer revisión del primer plano de plantas del proyecto. Entre el número de plano y la revisión, si se recomienda la colocación de un guión.

Criterio para una herramienta de intercambio de archivos

Aunque el uso de Herramientas con o Dropbox permite llevar cierto control de las versiones de los documentos, si no se tiene cuidado se pueden sobre escribir o borrar archivos de manera inadvertida, así se vuelve recomendable utilizar una herramienta que permita además de controlar las versiones, el acceso y autor de los documentos.

Vínculos y Búsqueda

La búsqueda de archivos es una herramienta con la que prácticamente todas las opciones de almacenamiento gratuitas cuentas, sin embargo, si se hace un cambio a un espacio, esa orden de cambio debería estar ligada a un documento o plano y, posiblemente, a una especificación. El localizar estos desde el documento abierto facilita mucho la consulta de los demás archivos relacionados en el cambio.

Flujos de trabajo

Dada la complejidad del uso de los archivos en el proceso de construcción, lo ideal es buscar una herramienta que soporte el uso de documentos de construcción en lugar de una herramienta de control documental genérica. Existen varias en el mercado que ya permiten este tipo de trabajos como Procore, BIM 360 Docs, BIMx,  Bricsys 24/7, entre otros.

Contar con un flujo de trabajo definido facilita el acceso a la información actualizada del proyecto 

Estas herramientas incluyen opciones de asignar tareas, llevar el registro, recordatorios y alertas durante el proceso de trabajo.

Algunas herramientas de control documental de proyectos que incluyen control de modelos

Accesibilidad y facilidad de uso

Es necesario considerar que existen usuarios en obra que no son muy afectos a la tecnología, por lo que es necesario considerar la facilidad de uso de una herramienta al acceder a los documentos y compartirlos.
 

La herramienta seleccionada debe facilitar el acceso
a los archivos en un servidor o en la nube

Ahora, si bien muchas de las aplicaciones de este tipo tienen acceso a la nube, es necesario considerar que es muy factible que en la obra no se tenga acceso a internet, lo que complicaría el acceso del personal a los archivos. Una buena herramienta debe permitir tener archivos en un dispositivo y actualizar los que hayan tenido cambios una vez que se tenga acceso a internet , lo que permitirá al equipo tener acceso a los documentos sin necesidad de conexión a internet o acceso a la red de telefonía móvil.

Conclusión

El uso de la tecnología nos permite compartir documentos de forma más rápida, aunque no necesariamente de manera más simple. 
El tener control de los documentos sigue siendo esencial, y más ahora con el elevado número de documentos que se pueden generar gracias al acceso rápido a los datos.
La nube, el uso del correo electrónico y las herramientas de mensajería por telefonía móvil permiten la distribución rápida de información, sustituyendo a los documentos en papel, lo que también reduce el control de la información que se comparte. Es necesario establecer un flujo de información o protocolo controlado que permita tener certeza de que los documentos que se están consultado son los más recientes y aprobados en el proyecto. Recordemos el concepto de CDE.
Esto permite reducir el riesgo de utilizar información obsoleta o no autorizada, así como limitar los retrabajos y omisiones en el proyecto y la construcción.
Es muy importante tener acceso a la información, pero tanto o mas importante es tener el control sobre de ella en un entorno accesible mediante una herramienta y proceso de colaboración e intercambio de archivos que permita gestionar de la mejor manera los modelos, documentos y datos del proyecto.

Saludos y seguimos en contacto.
Alejandro Rodríguez